イベントの企画書を作成する目的

企画書は、イベントの全体像を明確化することが目的です。イベントの目的やテーマ、対象者、内容、実施スケジュールなどを記載することで、企画の方向性を分かりやすく伝えることができます。これにより、関係者が同じゴールを共有でき、実行段階での混乱を防ぐことができます。

また、主催者、社外のスポンサーなど、さまざまな関係者が関わるイベントでは、全員が同じ情報を把握していることが重要です。そのためには、企画書に必要な情報を一元化し、役割や責任分担を明確にすることが大切です。

イベントの企画書に記載する項目

ここでは、イベントの企画書に記載する項目をそれぞれ詳しく解説します。

実施目的

イベントを実施する目的や背景を明確に記載します。例えば、商品の認知拡大、ブランド価値の向上など、イベントを通じて達成したい目標を分かりやすく説明します。この実施目的が企画書全体の核となるため、説得力を持たせることが重要です。

実施内容

イベントの具体的な内容を記載します。イベントのテーマやコンセプト、実施するワークショップ、展示について紹介します。

ターゲット

イベントの対象者を具体的に定め、記載します。年齢層、性別、居住地、興味・関心など、できるだけ詳細に設定することで、企画書の精度が上がります。

日時・場所

イベントの開催日時と場所を記載します。曜日や時間帯の記載も重要です。また、場所については、アクセスの良さや駐車場の有無など、参加者が必要な情報を記載します。会場図面や写真を添付するとさらに分かりやすくなります。

宣伝方法

イベントの宣伝方法を記載します。具体的には、以下の宣伝方法が挙げられます。また、それぞれの方法のターゲット層やメリットも併記すると効果的です。

• SNS（Instagram、Twitter、Facebookなど）
• チラシやポスター
• メディア広告（テレビ、ラジオ、新聞など）
• メールマガジンやDMの配信

予算

予算項目は以下のように分類するのが一般的です。

• 会場費
• 人件費（スタッフ、講師など）
• 宣伝費
• 資材費（機材レンタル、装飾品など）
• 雑費

また、イベントの参加費やスポンサーの協賛金など、予想される収入についても記述します。

スケジュール

実施、終了後のフォローアップまでの全体スケジュールを記載します。

• 準備期間（企画開始、会場予約、スタッフの手配など）
• 当日の流れ（開始時間、プログラム進行、終了時間）
• 事後対応（アンケート回収、レポート作成など）

イベントの企画書を書く際のポイント

ここでは、イベントの企画書を書く際のポイントを3つご紹介します。

目的を明確に設定する

イベントの企画書で最も重要なのは、実施目的を明確に設定することです。「なぜこのイベントを実施するのか？」を具体的に記載することで、関係者が同じ方向性を共有できるメリットがあります。

具体的には、以下のポイントを意識するのが大切です。

• 具体性：達成したい目標を明確にする
• 目標値の設定：結果を数値で評価できるようにする。

余裕を持ったスケジュールを立てる

イベント準備のスケジュールは、想定以上に時間がかかることが多いため、余裕を持って計画を立てることが大切です。予期しないトラブルに備え、予備日や調整可能な期間を設けることや、必要なタスクに優先順位を付け、時系列で整理することが大切です。

費用の内訳を明確にする

予算管理はイベント運営の成否を左右する重要なポイントです。企画書に費用の内訳を明確に記載することで、関係者に安心感を与えるだけでなく、予算超過のリスクを防ぐことができます。
見積もりは過小評価せず、実際のコストに基づいた見積もりを作成することを意識しましょう。また、突発的な費用に対応するため、全体の10～20%程度の予備費を確保することも重要です。

イベントの企画書テンプレート

企画書を作成する際は、テンプレートをもとに作成するのがおすすめです。ここでは実際に活用できる企画書の具体的なテンプレートをご紹介します。

イベント企画書

1.イベント概要

2. 実施目的

3. 実施内容

4. ターゲット

5. 日時・場所

6. 宣伝方法

7. 予算

8. スケジュール

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展示会は、ブランド価値の向上や顧客との信頼構築に貢献し、新たなビジネスチャンスを創出する重要なイベントです。展示会を成功させるためには、計画段階から運営、フォローアップまで、さまざまな準備が必要となります。そのため、限られた時間の中で、分かりやすく充実した企画書を作り上げることは困難に感じてしまうかもしれません。

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